Talent Management System Dashboard Using Tableau

Daftar Isi

Kementerian Kesehatan telah meluncurkan Budaya Kerja Baru dalam transformasi internal. Transformasi internal merupakan pondasi utama dari Transformasi Kesehatan. Ada 7 Pilar Transformasi Kesehatan yaitu: 

1. Transformasi Layanan Primer
2. Transformasi Layanan Rujukan
3. Transformasi Sistem Ketahanan Kesehatan
4. Transformasi Sistem Pembiayaan Kesehatan
5. Transformasi SDM Kesehatan
6. Transformasi Teknologi Kesehatan
7. Transformasi Internal Kementerian Kesehatan

Tujuan Transformasi Internal Kementerian Kesehatan yaitu insan Kemenkes dapat membangun organisasi dan mampu mengimplementasikan 6 pilar transformasi kesehatan. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, dibangunlah ritual program perubahan budaya kerja yang meliputi:

1. Eksekusi Efektif 
• Mandatory Knowledge sharing
• Kemenkes 6-step execution model
• Kompetensi wajib
2. Cara Kerja Baru
• Inovasi dan kolaborasi
• Flexible working
3. Pelayanan Unggul
• Komitmen individu
• Komitmen unit kerja
• Service Outreach

Tiga Ritual Program Perubahan Budaya Kerja Kementerian Kesehatan
Sumber: Pedoman Perubahan Budaya Kerja Kementerian Kesehatan

Dalam menjalankan transformasi internal, Kemenkes mempunyai 9 inisiatif baru dengan tiga area utama yaitu penguatan budaya kerja, pengembangan kapasitas pelaku transformasi dan penguatan strategi pengembangan Sumber Daya Manusia dengan program antara lain implementasi Talent Management System. 

Talent Management System merupakan sistem manajemen talenta pegawai yang dibagi menjadi 9 bagian (9 box) untuk mengetahui terkait kinerja dan potensi pegawai tersebut. Manajemen Talenta ASN sudah ada aturannya di Indonesia yaitu dengan Permenpan RB nomor 3 Tahun 2020 Tentang Manajemen Talenta Aparatur Sipil Negara. 

Artikel ini akan membahas khusus bagaimana cara membuat dashboard Manajemen Talenta atau Talent Management System Dashboard untuk Pegawai menggunakan Tableau. Hal ini dapat menjadi ide Tesis atau Disertasi mengenai Human Resources atau Pengelolaan Sumber Daya Manusia, bahkan bisa menjadi bahan proper (proyek perubahan). Jika ingin konsultasi terkait ini dapat menghubungi kontak saya. 

Alat dan Bahan yang dibutuhkan:

• Tableau
• Excel / Google Spreadsheet
• File SHP Indonesia
• Kopi (lebih baik espresso), minimal 3 cangkir sehari 👼

Saya menggunakan Tableau karena tools ini sangat powerful,  interaktif dan mudah untuk penggunaaanya. Tableau merupakan tools untuk visualisasi data agar dapat menjadi decision support system untuk membantu pembuat keputusan menjadi lebih tepat, efektif dan efisien. Saya menggunakan excel online karena jika ada update, maka ini ngelink juga dengan update di Tableau. Jadi untuk mahasiswa riset, atau perusahaan nasional dan Kementerian serta Lembaga, ini sangat efisien dalam implementasinya. Tableau ini juga bisa digunakan juga dengan database lain. Dashboard Talent Management System ini dapat digunakan pada skala nasional, maupun skala institusi.

Database

Database yang dibuat pada contoh Dashboard Talent Management System using Tableau ini terdiri dari:

1. Database individu pegawai
2. Database kinerja (performance)
3. Database potensi
4. Database kesehatan pegawai
5. Database institusi

1. Database individu pegawai

Berisikan tentang NIP, Nama, Jenis Kelamin, Tanggal Lahir (usia), Pangkat/Golongan, Jabatan, lama kerja, pendidikan terakhir, total take homepay (gaji dan tunjangan kinerja/remunerasi)

2. Database kinerja (performance)

Berisikan tentang NIP, presensi (absensi), keterisian logbook, penggunaan anggaran institusi dalam setahun, total SKP yang diperoleh, total JPL yang diperoleh, hasil penilaian kinerja

3. Database potensi

Berisikan tentang NIP, hasil tes mansoskul (Manajerial dan Sosiokultural) yang berisikan hasil tes Integritas, Komunikasi, Pelayanan Publik, Mengelola Perubahan, Kerjasama, Orientasi pada Hasil, pengembangan diri dan orang lain, pengambilan keputusan, dan perekat bangsa, dan Hasil Uji Kompetensi 

4. Database kesehatan pegawai

Berisikan tentang hasil Medical Check Up (MCU) pegawai yang menyatakan pegawai itu sehat/ tidak, Indeks Masa Tubuh, dan tingkat stress

5. Database institusi

Berisikan tentang profil institusi seperti hirarki institusi, alamat.

Disclaimer: Database yang digunakan dalam tutorial ini adalah dummy jadi bukan data sebenarnya. Mohon izin, jika ada kesamaan hanyalah sebagai contoh agar Dashboard Talent Management System ini terlihat nyata. Menggunakan sampel sebanyak 5107 pegawai

Proses Bisnis

Proses pembuatan dashboard atau visualisasi data itu merupakan gabungan dari science and art. Kita harus mengetahui bisnis proses utama subtansi apa yang akan divisualisasikan sebagai decision support system. Dalam artikel ini kita akan membuat decision support system dalam human resources management atau manajemen sumber daya manusia. Skill ini sangat diperlukan bagi mereka yang mempunyai pekerjaan terkait organisasi sumber daya manusia, pengembangan kompetensi pegawai, atau chief human resources officer (CHRO).

Proses Bisnis Dashboard Manajemen Talenta

Tutorial

1. Database
   Buka Tableau dengan meng-connect-kan database yang sudah disiapkan. Jika belum dapat menginstal Tableau, bagi professional dapat mendownload di website Tableau dengan harga $1380 per tahun. Bagi akademisi dapat memanfaatkan Tableau Academic Version secara free atau gratis dengan melihat tutorial ini.
2. Integrate
   Database Individu pegawai harus digabungkan dengan beberapa sumber data lain seperti kesehatan, data institusi, data kinerja, dan data potensi. Contoh: 
   
   
   
   
   

   
   
   

   
   
   

   
1. Penggabungan ini harus memiliki kode unik, dapat menggunakan NIP, NIK atau kode individu
2. Penggabungan beberapa data tersebut dalam Tableau menjadi seperti ini:
   
   
   
   
   
   
3. Calculate
1. Kita akan mencoba merumuskan 2 komponen utama dalam 9 box Talent Management System, yaitu komponen kinerja dan komponen potensi.
• Komponen Kinerja berisikan tentang kehadiran (presensi), keterisian logbook, penggunaan anggaran institusi dalam setahun, total SKP yang diperoleh, total JPL yang diperoleh, hasil penilaian kinerja. Kita akan hitung nilai dari seluruh komponen tersebut dan dipilah menjadi 3 kategori, yaitu Kinerja Rendah, Kinerja Sedang, dan Kinerja Tinggi.
• Komponen Potensi berisikan tentang hasil test Mansoskul dan Uji Kompetensi. Menurut saya, komponen potensi ini harus digabungkan dengan komponen kesehatan yaitu IMT dan Tingkat Stress, kemudian baru dikalkulasi menjadi Potensi Rendah, Potensi Sedang, dan Potensi Tinggi
  
  
  Kalkulasinya adalah sebagai berikut: (siapin kopi dulu biar seger baca tutorial Tableau ini)
  
  
2. Komponen Kinerja, kita pilah satu persatu kategorinya dalam dataset ini:
• Kehadiran (presensi), dalam dataset ini sudah dikategorikan menjadi 3 yaitu kehadiran 50%, 75%, dan 100%. Tukin masih dihitung berdasarkan presensi-kan ya?
• Keterisian logbook, dikategorikan menjadi 5, yaitu terisi 20%, 40%, 60%, 80%, 100%. 
• Total SKP yang diperoleh, oiya SKP ini kayak SKP Named Nakes ya... biar Named Nakes diitung juga SKPnya. Jadi ini saya kategorikan menjadi kurang, cukup, dan lebih. 
• JPL (jumlah jam pembelajaran), ASN Kemenkes wajib mengupdate ilmu pengetahuannya minimal 20 JPL setahun. Dalam dataset ini saya kategorikan menjadi kurang, cukup, lebih
• Hasil Penilaian Kinerja, ini yang ada di lembar Evaluasi Kinerja Pegawai dengan kategori sangat kurang, kurang, butuh perbaikan, baik, sangat baik.
  
  Dari seluruh komponen kinerja tersebut, kita akan kategorikan menjadi Kinerja Rendah, Kinerja Sedang, Kinerja Tinggi. Sebelum mengkategorikannya, kita harus buat Total Skor Kinerja, disini perlu logika karena perbedaan beberapa nilai variabel diatas. 
  
  
  

  
  
  
  

  Penjelasan: 
  IF/CASE statements digunakan untuk menerjemahkan nilai kategorikan ke skor numerik
  IFNULL digunakan untuk menangani nilai kosong/ null pada variabel numerik
  
  
  
• Kategori Kinerja, kategori kinerja dibagi menjadi 3 yaitu Kinerja Rendah, Kinerja Sedang, dan Kinerja Tinggi. Jadi, rumusnya dari Total Skor Kinerja adalah sebagai berikut:
  
  

  
  
  

  Dikarenakan Total Skor Kinerja adalah 24, maka ini dibagi menjadi 3 bagian, jika lebih dari sama dengan 18 (>=18) maka Tinggi, >=12 maka Sedang, dibawah itu Rendah.
  
  Ok next...
  
  
3. Komponen Potensi, yuk bahas satu-persatu variabelnya:
• Mansoskul, berisikan nilai 0-10 untuk seluruh variabel berikut: Integritas, Komunikasi, Pelayanan Publik, Mengelola Perubahan, Kerjasama, Orientasi Pada Hasil, Pengembangan Diri dan Orang Lain, Pengambilan Keputusan, Perekat Bangsa.
• Uji Kompetensi, beriskan Tidak Lulus= 1, Lulus = 2
• IMT, berisikan nilai 1= Kurus, 2= Normal, 3=Gemuk
• Tingkat Stress, nilai 1= Stress Ringan, 2= Stress Sedang, 3=Stress Berat
  
  Jadi calculate field dalam Tableau adalah sebagai berikut:
  
  
  
  

  
  
  
  
• Kategori Potensi, kategori Potensi dibagi menjadi 3 yaitu Potensi Rendah, Potensi Sedang, Potensi Tinggi. Dari Total Skor Potensi tersebut, kemudian dirumuskan menjadi sebagai berikut:
  
  

  
  
  

  
  

  
  
  
4. Visualize, setelah kita mendapat 4 perhitungan yaitu Total Skor Kinerja, Kategori Kinerja, Total Skor Potensi, dan Kategori Potensi, maka tinggal kita visualisasikan kedalam worksheet di Tableau. Berikut Videonya 
   
   
   
   
   

Alhamdulillah, sudah jadi 9 Box Talent Management System. Nanti akan saya berikan tutorial lanjutan dari 9 Box Talent Management System ini yang digabungkan dengan Pemetaan di Seluruh Indonesia dan rekomendasi yang harus diberikan kepada pegawai tersebut, jadi Pembuat Keputusan / Menteri/ Eselon 1 bisa melihat secara utuh Talent-talent yang ada di UPT diseluruh Indonesia. 

Manajemen Talenta Merupakan amanat dari Permenpan RB Nomor 3 Tahun 2020 yang berprinsip 

• a. objektif;
• b. terencana;
• c. terbuka;
• d. tepat waktu;
• e. akuntabel;
• f. bebas dari intervensi politik; dan
• g. bersih dari praktik korupsi, kolusi dan nepotisme

Sekian tutorial dari saya, silahkan hubungi saya untuk Pelatihan Tableau 🍵